Una de las formas más sencillas de prevenir el burnout en el día a día, es tener una buena organización y manejo del tiempo.
A continuación, te daremos 10 tips para dominar eficientemente la gestión del tiempo en el trabajo.
1.- Averigua cómo estás gastando tu tiempo actualmente
Para optimizar la gestión del tiempo personal, primero debemos averiguar en qué cosas invertimos nuestro tiempo:
- Determina cuánto tiempo productivo puedes lograr en un día.
- Identifica los tiempos perdidos.
- Céntrate en las actividades que dan los mayores rendimientos.
2.- Crea un horario diario y respétalo
Este paso es absolutamente crucial para aprender a administrar el tiempo en el trabajo.
Comienza el día de trabajo con una lista de pendientes, y antes de terminar por el día, crea una lista de las tareas más urgentes para el día siguiente.
Poner todo en papel evitará que te quedes despierto por la noche dando vueltas y vueltas a las tareas que pasan por tu cerebro.
3.- Prioriza sabiamente
Evalúa tu lista de tareas pendientes y asegúrate de organizarla en función de la importancia de una tarea en lugar de su urgencia:
- Importante y urgente🚨: estas tareas tienen plazos importantes con mucha urgencia..
- Importante pero no urgente📌: estos elementos son importantes pero no requieren una acción inmediata.
- Urgente pero no importante🚀: estas tareas son urgentes pero no importantes. Minimízalas, delégalas o elimínalas.
4.- Agrupa tareas similares
Una forma de ahorrar tiempo y energía mental, es completar todas las tareas de un sólo tipo antes de pasar al siguiente.
Por ejemplo, crea períodos de tiempo separados para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, organizar, etc.
No respondas correos electrónicos y mensajes a medida que llegan, ya que hacerlo es una distracción en su máxima expresión. Apagar las notificaciones es una forma de mantener el foco por el tiempo estipulado para cada pendiente.
5.- Evita hacer múltiples tareas a la vez
Este es uno de los consejos de administración del tiempo más simples para el trabajo, pero puede ser uno de los más difíciles de seguir.
Concéntrate en la tarea en cuestión y bloquea todas las distracciones. Cambiar de una tarea a otra, es una pérdida de tiempo y disminuye la productividad.
Del mismo modo, no te sientas abrumado por una lista larga de tareas pendientes. Estresarse por ello no lo hará más corto. Así que inhala, exhala y haz una tarea a la vez.
6.-Asigna límites de tiempo a las tareas
Parte de la creación de tu horario debe implicar establecer límites de tiempo para las tareas en lugar de simplemente trabajar hasta que terminen. Las listas de tareas pendientes son geniales y maravillosas, pero a veces puede sentir que nunca marcas nada.
La Técnica Pomodoro es ideal para definir este tiempo. Acciona las tareas pendientes en fragmentos de 25 minutos, tomando descansos breves entre cada período y un descanso más largo después de completar cuatro.
Esta técnica equilibra un enfoque limitado con descansos frecuentes, lo que reduce la tensión mental y mantiene la motivación.
7.- Incorpora auto-reguladores
Puede parecer contradictorio, pero los descansos son esenciales para una mejor gestión del tiempo.
Las investigaciones muestran que los descansos regulares aumentan la productividad, el bienestar mental, la toma de decisiones y la memoria. Y saltarse los descansos puede provocar un agotamiento más rápido y más estrés.
8.- Aprende a decir no
No aprenderás a administrar el tiempo en el trabajo si no aprendes a decir que no. Solo nosotros sabemos realmente para qué tenemos tiempo, por lo que si necesitamos rechazar una solicitud para concentrarnos en tareas más importantes, no hay que dudar en hacerlo. Y si aceptamos un proyecto que obviamente no va a ninguna parte, lo mejor es dejarlo ir.
En lugar de hacer muchas tareas que generan poco o ningún valor, completa menos tareas que creen más valor.
9.- Organízate
Las pequeñas cosas hacen una gran diferencia. Crear un sistema de archivo de documentos. Cancelar la suscripción a los correos electrónicos que ya no necesitamos. Automatizar tareas o procesos repetitivos donde se pueda. Crear sistemas para organizar y realizar tareas para aumentar la eficiencia.
Para una gestión eficaz del tiempo, este consejo debe incluirse en la lista de tareas pendientes.
10.- Elimina las distracciones
Redes sociales, navegación web, compañeros de trabajo, mensajes de texto, mensajería instantánea: las distracciones en el trabajo pueden ser ilimitadas. Una clave para la gestión del tiempo personal es ser proactivo para deshacerse de ellos.
